آموزش ثبت حقوق و دستمزد در اکسل

با آشنایی با انواع جدول‌های ضروری مانند جدول تعطیلات، اطلاعات پرسنلی، محاسبات حقوقی و اطلاعات مالیاتی، می‌توانید فرآیندهای مرتبط با مدیریت حقوق و دستمزد را به‌طور مؤثر و دقیق انجام دهید. در این مقاله قصد داریم آموزش ثبت حقوق و دستمزد در اکسل را ارائه کنیم.

انواع جدول‌ها در ثبت حقوق و دستمزد در اکسل

در این بخش از آموزش ثبت حقوق و دستمزد در اکسل با انواع جدول‌های مهم در این زمینه آشنا می‌شویم.

•         جدول تعطیلات

برای مدیریت تعطیلات کاری، یک فایل جدید در اکسل ایجاد کنید و جدولی با ستون‌های تاریخ، روز، ماه و مناسبت تعطیلی طراحی کنید. با استفاده از فیلترها، می‌توانید روزهای تعطیلی هر ماه را شمارش کرده و روزهای کاری استاندارد را محاسبه کنید.

•        جدول اطلاعات پرسنلی

در یک فایل جداگانه، اطلاعات مربوط به پرسنل را ثبت کنید. این اطلاعات شامل نام و نام خانوادگی، عکس، کد پرسنلی، تعداد فرزندان، وضعیت تأهل و هر ویژگی دیگری است که بر محاسبه حقوق تأثیرگذار باشد .با استفاده از این اطلاعات، می‌توانید حقوق پایه و مزایایی نظیر حق عائله‌مندی یا حق فرزند را محاسبه کنید. علاوه بر این، این فایل می‌تواند به‌عنوان مبنای دیگر گزارش‌های مربوط به کارمندان در اکسل مورد استفاده قرار گیرد و به شما در مدیریت بهتر اطلاعات پرسنلی کمک کند.

•     جدول محاسبات حقوقی

در یک فایل جدید، می‌توانید محاسبات مربوط به حقوق را انجام دهید. این جدول شامل اطلاعاتی همچون کد پرسنلی، تاریخ، مالیات، حق بیمه، سنوات، اضافه‌کاری، مأموریت‌ها، ساعات کاری عادی، مرخصی‌ها و سایر موارد است. هر یک از این اطلاعات باید به‌صورت جداگانه برای هر کارمند و هر ماه وارد شود. دقت داشته باشید شما باید برای پر کردن این جدول با نحوه محاسبه حقوق و دستمزد در حسابداری آشنایی داشته باشید.

•     جدول اطلاعات مالیاتی

با استفاده از این داده‌ها و اطلاعات استاندارد قبلی، امکان محاسبه حقوق هر کارمند وجود دارد. بدین ترتیب، شما می‌توانید دستمزد روزانه و ساعتی، مرخصی‌های مجاز با پرداخت حقوق و هزینه‌های مربوط به مزایا را مشخص کنید. همچنین، با در دست داشتن اطلاعات ماهانه هر کارمند، می‌توانید آن‌ها را با استانداردهای قبلی مقایسه کرده و درآمد ماهیانه هر فرد را تعیین کنید.

انواع توابع در اکسل

توابع یکی از بخش‌های مهم در آموزش ثبت حقوق و دستمزد در اکسل است.

•      تابع انتخاب (CHOOSE ) در اکسل

تابع CHOOSE در اکسل مشابه کدهای دیتابیس عمل می‌کند و با وارد کردن یک کد مشخص، کاراکتر مرتبط را نمایش می‌دهد. برای استفاده از این تابع، به بخش "lookup & reference" رفته و گزینه "select a function" را انتخاب کنید. تابع CHOOSE دارای دو آرگومان اصلی است. در آرگومان اول، کد مورد نظر و در آرگومان دوم، اطلاعات مربوط به آن کد را وارد می‌کنید. هر کد باید حداقل یک کاراکتر مرتبط داشته باشد و تعداد کدهای قابل وارد کردن نیز محدود است.

•         تابع جستجوی عمودی (VLOOKUP)

تابع VLOOKUP به دلیل قابلیت جستجو در ستون‌ها این نام را به خود گرفته و یکی از پرکاربردترین توابع اکسل برای محاسبه حقوق و دستمزد است. برخلاف تابع قبلی، این تابع هیچگونه محدودیتی ندارد. این تابع، مقدار lookup_value  را در چپ‌ترین ستون یک محدوده (table_array) جستجو می‌کند و سپس مقدار ستون مشخص‌شده (col_index_num) را برمی‌گرداند.

اگر آرگومان range_lookup مشخص نشود یا مقدار آن true باشد، بزرگ‌ترین مقدار کمتر از lookup_value  بازگردانده می‌شود. اما اگر false  باشد، فقط مقدار دقیقا برابر نتیجه خواهد بود.

جمع‌بندی

در این آموزش، به بررسی فرآیند ثبت حقوق و دستمزد در نرم‌افزار اکسل پرداختیم. با استفاده از جداول و توابع مفیدی نظیر CHOOSE و VLOOKUP، قادر خواهیم بود حقوق و دستمزد کارکنان را به‌طور مؤثر محاسبه کرده و اطلاعات پرسنلی را به‌طور منظم مدیریت کنیم. این ابزارها به ما این امکان را می‌دهند که فرآیندهای حسابداری را بهینه‌سازی کرده و دقت و سرعت در انجام این فرآیندها را افزایش دهیم.